Office 365 : des listes d'adresses en français

Modifier les noms des listes d'adresses dans Office 365

Lorsque vous déployez Office 365 un certain nombre de listes d'adresses sont créées dans Echange Online. Vous les retrouvez dans votre carnet d'adresse Outlook. Curieusement ces groupes sont créés en anglais, ce qui nous donne une liste panachant français et anglais... problème mineur, mais qui peut constituer un frein à l'adoption pour certains utilisateurs peu à l'aise avec l'anglais.

Pour pouvoir travailler sur les listes d'adresses vous devez posséder le rôle d'administration "Address Lists" dans Exchange Online. 

Par défaut ce rôle n'est pas attribué, vous devrez donc commencer par créer un nouveau rôle d'administrateur.

Rendez-vous dans le centre d'administration Exchange. Dans le menu "autorisations" cliquez sur le "+" pour créer un nouveau rôle. Ajoutez-y le rôle "Address Lists" et ajoutez votre administrateur dans les membres.

Ouvrez la console PowerShell et connectez-vous à votre tenant.

Nous allons utiliser la cmdlet Set-AddressList pour renommer les groupes existants. Afin de ne pas interférer avec d'autres scripts j'ai choisi de ne pas changer le nom du groupe, mais uniquement son nom d'affichage :

Set-AddressList -Identity "All Contacts" -DisplayName "Tous les contacts"
Set-AddressList -Identity "All Distribution Lists" -DisplayName "Toutes les listes de distribution"
Set-AddressList -Identity "All Rooms" -DisplayName "Toutes les salles"
Set-AddressList -Identity "All Users" -DisplayName "Tous les utilisateurs"
Set-AddressList -Identity "Offline Global Address List" -DisplayName "Liste d'adresses globale hors ligne"

Redémarrez Outlook et vous obtiendrez une liste un peu plus francophone :

Reste le problème du "All Address Lists"... à priori pour l'instant Exchange Online ne propose pas de CmdLet permettant de toucher à cet objet.

Office 365 et les groupes dynamiques

Qu’est-ce qu’un groupe dynamique ?

Les groupes dynamiques sont des groupes de distributions auxquels Exchange va assigner des membres en fonctions de critères définis par l’administrateur. 

A la différence des groupes basés sur l'Active Directory, ces groupes sont recalculés à chaque utilisation.

Ils vont nous permettre de facilement toucher tous les membres d'un service ou tous les utilisateurs d'un site.

Création d’un groupe dynamique

Les groupes dynamiques peuvent être créés via l'interface d'administration Exchange Online, toutefois lorsque vous aurez la nécessité de créer des filtres plus complexes vous devrez recourir à PowerShell.

Exemple 1 : création d’un groupe basé sur l’appartenance à un service (via Interface)

Dans l’administration Exchange, sélectionnez le menu « destinataire » puis « groupes ».

Cliquez sur le « + » et sélectionnez « Groupe de distribution dynamique ».

Dans le champ « L’appartenance à ce groupe sera déterminée par les règles configurées ci-dessous » sélectionnez « Service » puis tapez le nom du service pour lequel vous souhaitez regrouper les membres (dans l’exemple ci-dessous : « méthodes »).

Exemple 2 : création d’un groupe basé sur l’appartenance à un service (via PowerShell)

Cet exemple produit le même résultat que l’exemple 1, mais avec une création en ligne de commande.

Une fois connecté à votre tenant Office 365 exécutez la commande PowerShell suivante :

New-DynamicDistributionGroup -Name "Nom du groupe" -IncludedRecipients MailboxUsers -ConditionalDepartment "Nom du service"

Par exemple :

New-DynamicDistributionGroup -Name "Groupe Service Informatique" -IncludedRecipients MailboxUsers -ConditionalDepartment Informatique

Exemple 3 : création d’un groupe basé sur le service et la ville

Dans cet exemple nous allons créer un groupe comprenant tous les membres du bureau d’études de Paris.

Pour cela nous allons assumer le fait que notre Active Directory n'a pas été renseignée de manière optimale et que le service "bureau d'études" souffre donc de plusieurs formes d'écritures différentes.

Vous noterez également que l'interface web ne permet pas de réaliser de filtrage sur la ville. PowerShell est donc indispensable dans ce cas.

Vous noterez :

•         La possibilité d’utiliser un opérateur « like »
•         La possibilité d’utiliser un opérateur « or »

Une fois connecté au tenant exécutez la commande PowerShell suivante :

New-DynamicDistributionGroup -Name "Groupe BE Paris" -RecipientFilter {(RecipientType -eq "UserMailbox") -and (Department -like "BUREAU? ETUDE*" -or Department -like "BE *" -or Department -like "Bureau? d'études") -and (City -eq "Paris")}

Pour plus d’infos sur les groupes dynamiques : http://help.outlook.com/fr-fr/140/Dd264647.aspx  

Voir les membres d’un groupe

Les membres d’un groupe dynamique ne sont pas visibles via l’interface web.

Une fois connecté au tenant exécuter les commandes PowerShell suivantes :

$DDG = Get-DynamicDistributionGroup "Nom du groupe"
Get-Recipient -RecipientPreviewFilter $DDG.RecipientFilter

Connection PowerShell à un tenant Office 365

Ce billet est le premier d'une série consacrée à l'administration d'Office 365. On commence simple, avec l'ouverture d'une session sous PowerShell.

Ouverture de session

1 ) Ouvrir PowerShell

2) S’authentifier via la commande :

$LiveCred = Get-Credential

Une boite de dialogue s’ouvre : Saisissez un identifiant administrateur Office 365.

3) Ouvrez une session sur le tenant Office 365 via la commande :

$Session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUri 

https://ps.outlook.com/powershell/ -Credential $LiveCred -Authentication Basic –AllowRedirection

4) Importez les commandes relatives à Office 365 via la commande :

Import-PSSession $Session

Vous êtes maintenant connecté au tenant Office 365.

Fin de session

En fin de session il est nécessaire de se déconnecter du tenant via la commande :

Remove-PSSession $Session

Si ce n’est pas fait votre session reste ouverte pendant 15 minutes. Vous ne pourrez pas vous reconnecter pendant ce laps de temps.

Créer un profil PowerShell

Afin d’éviter de retenir et taper ces commandes à chaque fois il est possible de créer un profil PowerShell.

Vous pouvez récupérer le chemin vers votre profil via la commande :

Dir $Profile

Créez un fichier .PS1 et copiez dedant les commandes d'ouverture de session.